Smart Reading - Ключевые идеи книги: Персональный Канбан. Карта работы / Навигатор по жизни. Джим Бенсон, Тониан Де Мариа Бэрри
Оригинальное название:
Personal Kanban. Mapping Work / Navigating Life
Автор:
Джим Бенсон, Тониан Де Мариа Бэрри
Тема:
Менеджмент
Правовую поддержку обеспечивает юридическая фирма AllMediaLaw
Введение
Слово «канбан» пришло из японского языка и буквально переводится как «вывеска», «рекламный щит». В мире бизнеса канбан означает систему организации производства и снабжения, позволяющую реализовать принцип «точно в срок».[1]
Авторы книги «Персональный Канбан», успешные консультанты в области управления и работы с персоналом, предлагают простую и действенную систему регулирования своей занятости и управления личным временем. Нам всем до боли знакома ситуация, когда на работе вечный завал, несмотря на то, что мы там проводим большую часть суток, и при этом никто «не отменяет» общение с детьми, родителями, друзьями, решение персональных проблем и вообще «жизнь». Все это приводит к стрессу, бессоннице, плохому настроению.
Столкнувшись с нескончаемым потоком требований и обязанностей, мы истощаем наши умственные ресурсы и оказываемся погребенными под грузом проблем. Авторы уверены, что так жить нельзя, и объясняют, как можно вновь стать хозяином своего времени и своей жизни.
Однако от книги Бенсона и Бэрри не стоит ожидать примитивных рецептов для легкой жизни. Авторы предлагают гибкую систему базовых знаний, которые каждый читатель сможет приспособить к своим собственным обстоятельствам и найти свой собственный путь к успешной и сбалансированной жизни.
Правила персонального канбана
Правило 1: Визуализируйте свою работу. Тогда у вас появится более ясное представление об объеме работы, «физическая» запись того, на что уходит ваше время. Вы обретете контроль над своей нагрузкой и сможете принимать более разумные решения.
Правило 2: Ограничивайте количество незавершенной работы. Это позволит вам сосредоточиться на том, что вы делаете, работать быстро и вдумчиво, спокойно реагировать на внешние воздействия.
Персональный канбан – это динамичная, интерактивная «карта» вашей личной занятости. Она позволяет видеть, что вас ожидает впереди (ваши цели, новые задания), где вы находитесь сейчас (чем вы заняты в данный момент времени) и где вы были раньше (что вы уже проделали). Как и любые географические карты, персональный канбан содержит массу информации: что вы хотите, что вы делаете, как вы это делаете и с кем, что уже сделано, что осталось незаконченным, как быстро вы работаете, что вызывает заторы в работе, почему какие-то дела вы все время откладываете «на потом», что вы можете пообещать, а на что – сказать «нет». Когда мы видим «карту» нашей работы, у нас появляется ясность, которая позволяет находить лучшие варианты действий.
В основе персонального канбана лежит концепция менеджмента (известная как Лин), в силу которой расширение доступа к информации обеспечивает принятие более ответственных решений в процессе создания новых ценностей. Сотрудники чувствуют больше уважения к ним, рабочие группы становятся более мотивированными, и сокращаются потери времени. Целью концепции Лин является возникновение культуры «кайзен», то есть стремления к постоянному улучшению рабочих процессов.
Построение персонального канбана
Вы можете использовать доску, на которой пишут фломастерами, грифельную доску, доску для объявлений, блокнот, дверь холодильника, компьютер – любой предмет, который позволит вам прочитать ту абстрактную информацию о предстоящей работе, которая находится в вашей голове. Кроме того, вам понадобятся ручка, фломастер и клейкие листочки для заметок. Персональный канбан позволяет увидеть «течение» вашей работы – от ее начала до завершения. Самый простой вариант «течения» – это разделение работы на ту, которую вы готовы начать (колонка «начало»), ту, которую вы уже делаете (колонка «в работе»), и ту, которую вы завершили (колонка «сделано»).
Но сначала надо выяснить, что собственно вам предстоит сделать. До тех пор, пока предстоящая работа остается в нашей голове аморфной и гнетущей массой, мы ее не понимаем, мы ее боимся, и мы не уверены в успехе. Чтобы принять правильное решение, у нас должно быть четкое и ясное представление о том, что именно нам предстоит сделать. Поэтому берите клейкие листочки и записывайте на них абсолютно все, что нужно сделать: задачи большие и маленькие. Не обманывайте себя и не прячьте голову в песок. Прежде чем начать укрощение страшного зверя под названием «работа», надо увидеть его целиком, даже если для этого понадобится обклеить листочками все стены вашей квартиры.